회비 관리의 세 가지 문제
회비 청구, 미납 추적, 환불 분쟁 — 학원장 공통의 짐
청구 — 학원장이 매달 100~300명 학부모에게 회비 안내를 직접 보냅니다. 계좌번호 안내 카톡 → 학부모가 무통장 송금 → 학원장이 입금 확인 → 영수증 발송. 한 사이클에 학원장 시간 2~5시간이 사라집니다.
미납— 매달 미납 학부모 5~15%는 흔합니다. 학원장이 직접 미납 카톡을 보내는 건 학부모와의 신뢰 관계에 부담입니다. “선생님이 직접 돈 얘기 하시네” 한 줄이 다음 달 재등록을 흔들 수 있습니다.
환불 — 중도 그만두는 학생 환불 분쟁이 학원장의 가장 큰 행정 부담. 학원법 시행령 별표4가 환불액을 강행 규정하고 있는데, 직접 계산하는 학원이 거의 없어 분쟁 시 학원이 패소합니다. 자율 계산은 위반.
수납 자동화 흐름
결제일부터 환불까지, 4단계 자동
- Step 1
결제일 자동 청구
학원이 설정한 주기(월정액·패키지·일할)에 따라 결제일이 도래하면 학부모에게 카톡 결제 요청 자동 발송. 강사가 직접 청구 안내할 필요 없음.
- Step 2
학부모 1탭 결제
학부모는 카톡 결제 링크를 누르면 모바일에서 카드·간편결제·계좌이체로 1탭 결제. 학부모 앱 설치 불필요, 회원가입 불필요.
- Step 3
학원 계좌 직결 입금
PortOne sub-MID 구조로 결제금이 학원 사업자 계좌로 직접 입금. 채점쏙 회사 자금 미보관 (통신판매중개업). 학원 입장에서 자금 흐름이 깨끗.
- Step 4
영수증 · 미납 안내 자동
결제 완료 영수증은 학부모 카톡 자동 발송. 미납자에게는 부드러운 톤의 1차·2차 안내 카톡이 자동 진행. 강사 직접 작업 없음.
법적 안전망
학원법 시행령 별표4 자동 적용
환불 계산은 학원법이 강행 규정으로 정한 법정 기준을 따릅니다. 학원이 임의로 환불액을 줄이는 것은 시스템 단에서 차단되고, 자율적으로 더 많이 환불하는 것만 허용됩니다.
PortOne sub-MID 구조로 결제금이 학원 계좌로 직접 들어가 채점쏙 회사 자금 미보관 — 통신판매중개업 형태로 운영됩니다.
환불 안전망
학원법 시행령 별표4 계산식이 결제 영수증·환불 명세서에 자동 적용되어, 분쟁 발생 시 시스템 명세서 제출만으로 정리.
자금 흐름 분리
결제금은 학원 사업자 계좌로 직접 입금. 채점쏙 회사 자금 미보관 → 학원 입장에서 자금 흐름이 깨끗한 통신판매중개 구조.
자주 묻는 질문
수납 자동화에 대해 가장 많이 묻는 것
- 결제는 채점쏙 회사 계좌로 들어오나요?
- 아닙니다. PortOne sub-MID 구조를 사용해 학부모 결제가 학원 계좌로 직접 입금됩니다. 채점쏙은 회사 자금을 보관하지 않는 통신판매중개업 형태로 운영되어, 학원 입장에서 자금 흐름이 자기 사업자의 계좌로 깨끗하게 들어옵니다. 가맹 신청은 가입 후 마이페이지에서 진행하며, PortOne·토스페이먼츠 가맹 심사가 끝나면 활성화됩니다.
- 환불은 어떻게 계산되나요? 학원이 임의로 깎을 수 있나요?
- 환불은 학원법 시행령 별표4 기준으로 자동 계산됩니다. 강행 규정이라 학원이 임의로 환불액을 줄일 수 없도록 시스템이 막아줍니다. 자율적으로 더 많이 환불하는 것은 가능하지만, 법정 기준보다 적게 환불하는 시도는 차단됩니다. 학원 입장에서는 환불 분쟁이 발생하면 '시스템 계산대로 처리' 한 줄로 끝나는 셈입니다.
- 미납 학부모는 어떻게 관리되나요?
- 결제 만기일을 지나면 자동으로 미납 상태로 분류되고, 부드러운 톤의 미납 안내 카톡이 1차·2차로 자동 발송됩니다. 강사가 직접 미납 카톡을 보내는 어색한 작업이 시스템 발송으로 대체됩니다. 미납이 길어질 경우 마이페이지에서 학원 운영자에게 알림이 가고, 학원이 1:1로 대응할 수 있도록 학부모 연락처와 결제 이력이 한 화면에 보입니다.
- 어떤 결제 수단을 지원하나요?
- PortOne을 통해 신용카드·간편결제(카카오페이·네이버페이·토스페이)·계좌이체를 지원합니다. 학부모는 카카오톡 안의 결제 요청 링크를 누르면 모바일에서 바로 결제할 수 있고, 카드 등록·앱 설치 없이 한 번에 완료됩니다. 결제 영수증은 학부모 카톡으로 자동 발송되어 별도 처리 불필요.
- Starter 플랜에서도 수납 자동화를 쓸 수 있나요?
- Starter는 수납 자동화가 기본 포함되지 않습니다. 학원 규모가 작으면 회비 청구가 한 달에 30건 이하라 수기 관리도 가능하기 때문입니다. 100명 이상 운영하는 학원이라면 Standard 플랜(수납 자동화 포함)을 권장하며, Standard 가격에 수납·OMR·알림톡이 모두 포함되어 별도 결제 도구가 필요하지 않습니다.